Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
Je kasadministratie is de vastlegging van al het contante geld dat je bedrijf in en uit gaat, met per dag een saldo dat overeenkomt met wat er werkelijk in de la ligt. Dat laatste is de hele opgave. Een kasboek dat niet elke dag tegen de werkelijkheid wordt gelegd, is geen administratie maar een reeks aannames.
Voor een winkel met veel kleine contante verkopen is dit het onderdeel waar een controle als eerste naar kijkt. Niet omdat er iets vermoed wordt, maar omdat contant geld het enige is waarvan geen bank een spoor bijhoudt. Jij bent daar de enige bron.
Alles wat contant beweegt, in beide richtingen. De verkopen van de dag, maar net zo goed het wisselgeld dat je erin legt, het geld dat je naar de bank brengt, en de keer dat je met geld uit de la iets bij de groothandel afrekende.
| Wat | Waarom het erin hoort |
|---|---|
| Contante verkopen per dag | Je omzet, de reden dat de kas bestaat |
| Wisselgeld erin en eruit | Anders klopt je saldo niet terwijl je omzet wel klopt |
| Storting naar de bank | De tegenboeking van geld dat uit de la verdwijnt |
| Contante inkoop of onkosten | Geld dat weggaat zonder dat er een verkoop tegenover staat |
| Privé opgenomen geld | De post die het vaakst wordt vergeten en het vaakst een verschil veroorzaakt |
Die laatste is de gemene. Een tientje uit de la voor een boodschap onderweg is menselijk en niet verboden; het alleen niet opschrijven is wat een sluitende kas onmogelijk maakt.
Kasadministratie werkt op één principe: je telt wat er ligt en je vergelijkt dat met wat er zou moeten liggen. Het verschil is het interessante deel.
Doe je die telling elke dag, dan is een verschil klein en meestal nog te herleiden. Iemand gaf verkeerd wisselgeld terug, of een verkoop is niet aangeslagen. Doe je hem één keer per week, dan heb je een verschil dat uit zeven dagen kan komen en is zoeken zinloos.
Dat is ook waarom een kassa die aan het eind van de dag niet klopt geen ramp is maar een signaal. Het probleem is niet het verschil zelf, het probleem is een verschil dat je niet meer kunt plaatsen.
Er is één toets die je zelf kunt uitvoeren en die harder is dan alle andere. Loopt je kassaldo op enig moment onder nul, dan klopt je administratie zeker niet, want je kunt geen geld uitgeven dat er niet ligt.
Meestal betekent het dat er een ontvangst ontbreekt: er is contant geld binnengekomen dat je niet hebt opgeschreven. Soms betekent het dat een uitgave op de verkeerde datum staat. Wat het nooit betekent, is dat het toevallig zo uitkwam.
Loop je kasboek dus één keer per maand na op dat ene punt. Het kost tien minuten en het vangt precies de fout die later het duurst is om uit te leggen.
Je administratie valt onder artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen: je voert een administratie, je bewaart die, en je zorgt dat ze binnen redelijke tijd te controleren is. De bewaartermijn is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Nagekeken in augustus 2026.
Voor je kas betekent dat concreet dat je kasboek, je dagstaten en de bonnen van contante uitgaven bij elkaar horen te blijven. Digitaal vastgelegde gegevens bewaar je ook digitaal, in de vorm waarin ze zijn ontstaan.
Drie situaties komen steeds terug, en ze hebben geen van drieën met slordigheid te maken.
De eerste is de onbemande verkoop met een geldkistje. Daar is geen kassa die aanslaat, dus je enige bron is wat erin ligt. Dan is je kasadministratie tegelijk je omzetadministratie, en dan wil je op zijn minst per dag tellen in plaats van per week, anders weet je bij een tegenvallende week niet of er minder verkocht is of dat er iets weg is.
De tweede is de markt of het evenement naast de winkel. Dat is een tweede kas, en die hoort ook echt als tweede kas in je boeken en niet als een optelling die je er 's avonds bij doet.
De derde is pin en contant door elkaar. Het pinbedrag komt met een dag vertraging op je rekening, dus je kasboek en je bankafschrift lopen niet gelijk. Dat is geen fout, maar wel de reden dat mensen gaan schuiven om het kloppend te krijgen. Schuif niet; boek beide op de dag waarop ze werkelijk gebeurden.
Wij bouwden zelf een boekhoudpakket, dus dit is het deel waar we uit ervaring over praten. Wat ons bij dit onderwerp opvalt, is dat vrijwel niemand een fout maakt in het optellen. De fout ontstaat bij het overtypen: van de kassa naar een schrift, van het schrift naar Excel, van Excel naar de boekhouder.
Elke overstap is een plek waar een bedrag verandert of wegvalt. En omdat het handwerk is, gebeurt het juist in de weken waarin het druk is en je het niet nakijkt.
Wat je daarom wilt is dat de verkopen van de dag vanzelf op één plek terechtkomen, met de contante en de gepinde verkopen apart, en dat jij alleen nog de la telt en het verschil bevestigt. Dan is je kasadministratie een handeling van een paar minuten in plaats van een avond per maand. Op de bedrijven die wij bezochten zit dit werk in Excel, en dat werkt prima tot het bedrijf groeit.
Waar het misgaat is bijna altijd de overstap van los geld naar een sluitend overzicht. Wat een kassa daarvan zelf bijhoudt, staat bij ons kassasysteem.
Kost je kasadministratie nu een avond per maand of loopt hij structureel een paar euro uit de pas, dan plannen we een gesprek waarin jij laat zien hoe je het nu doet. Geen presentatie van onze kant. We willen zien waar je verkopen binnenkomen, waar je ze overtypt en op welk moment je het verschil ontdekt, want daar hangt het antwoord van af.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.