Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
In de handboeken worden soorten voorraad ingedeeld in grondstoffen, halffabricaten en gereed product, met daarnaast handelsvoorraad, hulpmaterialen en reserveonderdelen. Op een bedrijf met een eigen winkel liggen die soorten allemaal door elkaar in dezelfde schuur, en dat is precies de reden dat het onderscheid nuttig is: elke soort bederft anders, kost anders geld en vraagt een ander telritme.
Op deze pagina staat welke soorten voorraad je op een erf tegenkomt, waarin ze van elkaar verschillen en hoe vaak je ze telt.
De eerste is je eigen geoogste of geproduceerde product zoals het van het land of uit de stal komt: de kist appels, de melk in de tank, de aardappels in de bewaring. Dit is je grondstof, ook al verkoop je een deel ervan onbewerkt. Het is de voorraad met de grootste hoeveelheid en de laagste waarde per eenheid.
De tweede is het halffabricaat: alles wat begonnen maar niet af is. Kaas die ligt te rijpen, deeg dat rijst, jam die gekookt maar nog niet geëtiketteerd is, gesorteerd fruit dat nog niet verpakt is. Deze voorraad is makkelijk te vergeten omdat hij niet in het schap staat, terwijl er wel je eigen uren in zitten.
De derde is je gereed product: verpakt, geëtiketteerd en klaar om verkocht te worden. Dit is de voorraad waar je klant naar kijkt en waar je omzet uit komt.
De vierde is je handelsvoorraad: producten die je van collega's of van een groothandel inkoopt om je schap compleet te maken. Deze is anders dan de rest omdat er echt geld in zit dat je al hebt uitgegeven, en omdat je er zelf niets aan kunt veranderen als hij blijft liggen.
De vijfde is je verpakkings- en hulpmateriaal: zakken, dozen, potten, deksels, etiketten, bonrollen, schoonmaakmiddelen. Deze soort staat bij niemand op de balans in gedachten en hij legt wel geld vast, zeker als je in grote oplages bestelt om per stuk goedkoper uit te zijn.
De zesde is je technische voorraad: reserveonderdelen, filters, messen, een reservepomp. Weinig geld en veel waarde, want dit is de voorraad die bepaalt of je op zaterdagochtend door kunt draaien.
Naast die zes kom je twee woorden tegen die iets anders betekenen dan ze lijken.
Veiligheidsvoorraad is de hoeveelheid die je bewust extra aanhoudt om een piek of een late levering op te vangen. Bij verpakkingsmateriaal is dat verstandig, bij vers product is het duur, en dat is de afweging in één zin.
Seizoensvoorraad is de voorraad die je opbouwt omdat de vraag of de oogst niet gelijkmatig over het jaar loopt: aardappels in de bewaring, jam en sappen van de zomeroogst, kaas die pas na maanden op smaak is. Hier gaat het niet om te veel of te weinig, maar om de vraag of je genoeg hebt om het jaar door te komen zonder dat je in juni met een schuur vol zit.
Er is nog een derde categorie die niemand aanmaakt en iedereen heeft: de voorraad die niet meer weggaat. Producten met een verkeerd etiket, een smaak die niet aansloeg, verpakkingen van een formaat dat je niet meer gebruikt. Zet die apart en waardeer hem eerlijk, want zolang hij tussen de rest staat, klopt je hele voorraadoverzicht niet.
Het onderscheid is geen boekhoudkundige oefening; het bepaalt waar je aandacht heen moet.
Vers product verliest waarde in uren en dagen. Daar telt niet je voorraadadministratie maar je verkoopritme: wat je op een verkoopdag neerzet en wat je aan het eind overhoudt. Verpakkingsmateriaal verliest bijna geen waarde en legt vooral geld vast; daar telt het moment waarop je bijbestelt, niet hoe vaak je telt. Handelsvoorraad zit daartussenin en is de soort waar de meeste winkels ongemerkt geld in laten zitten, omdat er telkens een doos bij besteld wordt van iets wat er nog stond.
Wat je bij alle soorten wilt weten, is niet alleen wat er ligt maar ook wat er onderweg is en wat er al verkocht maar nog niet meegegeven is. Zodra je met bestellingen vooraf werkt, is dat verschil het punt waarop het misgaat: op papier ligt er nog genoeg, in werkelijkheid is het al van iemand.
Een telritme dat op de meeste bedrijven werkt: vers product per verkoopdag noteren, gereed product en handelsvoorraad wekelijks doorlopen, verpakkings- en hulpmateriaal maandelijks of met een vast bestelpunt waarbij je bijbestelt zodra je onder een afgesproken hoeveelheid komt, en technische voorraad bijhouden op het moment dat je iets gebruikt.
Eén keer per jaar tel je alles, want je boekhouder heeft die telling nodig voor je jaarcijfers. Dat is meteen het moment om de voorraad die niet meer weggaat eruit te halen.
Op de bedrijven waar wij binnenkwamen, zit die administratie bijna altijd in een spreadsheet: een bestand waarin staat hoeveel kisten aardappels er nog liggen en wat er van de laatste partij over is. Dat werkt goed, het is snel en niemand hoeft er iets nieuws voor te leren. Waar het gaat schuren, is bij groei: zodra er meer soorten bij komen, er iemand anders in het schap staat en er ook online besteld wordt, wordt het bijhouden van hetzelfde bestand een taak op zich, en dan is het niet meer de administratie die achterloopt maar je beeld van wat je hebt.
Het scheelt dan het meest als een verkoop de voorraad vanzelf bijwerkt, zodat je niets hoeft over te typen en je aan het eind van de week ziet wat er werkelijk uit is gegaan. Hoe dat er bij een winkel op het erf uitziet, staat op de pagina over ons kassasysteem voor boerderijwinkels.
Wil je weten welke soorten voorraad bij jou het meeste geld vasthouden, dan plannen we een gesprek waarin jij laat zien hoe je het nu bijhoudt. Geen presentatie van onze kant. We willen zien wat je zelf maakt, wat je inkoopt en waar je nu je aantallen vandaan haalt, want daar hangt het antwoord van af.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.