Producten verkopen vanaf je erf: wanneer is iets een artikel

Wat een product tot artikel maakt

Zes dingen liggen vast voordat iets in je winkel kan liggen. Ze lijken administratief en ze bepalen je dagelijkse werk.

De eenheid is de belangrijkste en wordt het slordigst gekozen. Verkoop je vandaag per stuk en morgen per gewicht, dan zijn dat twee artikelen en geen twee manieren van hetzelfde. Alles wat je later wilt vergelijken, loopt op dat punt vast.

Per stuk of per gewicht

Deze keuze bepaalt hoe lang een klant bij je toonbank staat. Per stuk verkopen gaat snel: aanwijzen, tellen, klaar. Per gewicht verkopen is eerlijker bij producten die in maat verschillen, maar het kost een weging per klant.

Voor een winkel op het erf werkt een middenweg vaak het best. Verkoop wat je kunt in vaste eenheden, dus een bakje, een bos, een zak of een doosje, en houd afwegen voor het deel waar het echt niet anders kan.

Dat scheelt niet alleen tijd. Vaste eenheden maken je prijs voorspelbaar voor de klant, en ze maken je voorraad telbaar voor jezelf: je weet hoeveel bakjes je hebt, niet hoeveel kilo er ongeveer ligt.

Wat er misgaat bij het invoeren

Dit is waar het in de praktijk knapt, en het gaat bijna nooit om de techniek.

1. Hetzelfde product staat twee keer in de lijst, met twee namen en twee prijzen. Meestal omdat het op een drukke dag sneller was om iets nieuws aan te maken dan te zoeken.
2. De prijs is op het bordje aangepast maar niet in de kassa, of andersom. De klant ziet het verschil eerder dan jij.
3. Een seizoensartikel blijft het hele jaar in de lijst staan en maakt de lijst elke maand langer.
4. Kortingen worden met de hand ingevoerd, waardoor je achteraf niet ziet wat er is weggegeven en waarom.
5. Het btw-tarief staat bij het artikel verkeerd. Dat merk je niet aan de kassa maar bij de aangifte, en dan gaat het over alle bonnen tegelijk.

Voer nieuwe producten dus in op een rustig moment en niet terwijl er iemand staat te wachten. Elk artikel dat onder tijdsdruk is aangemaakt, is het artikel dat later dubbel blijkt te staan.

Een wisselend aanbod is geen uitzondering

Op een erf verandert het aanbod met het seizoen, en soms met de week. Dat is geen probleem dat je oplost door je lijst steeds opnieuw te maken.

Wat werkt is een vaste lijst met alles wat je door het jaar verkoopt, waarin je artikelen aan- en uitzet in plaats van ze weg te gooien. Dan blijft de geschiedenis staan en kun je volgend jaar zien wat de aardbeien in juni deden.

Houd daarnaast één regel aan: een product dat je maar één keer verkoopt, hoort niet als nieuw artikel in je lijst. Verkoop dat onder een verzamelnaam, anders groeit je lijst met dingen die nooit terugkomen.

Eigen product naast ingekocht

Bij eigen teelt is je kostprijs iets wat je zelf moet uitrekenen. Bij een ingekocht product staat hij op de factuur. Dat verschil is de reden om die twee in je administratie uit elkaar te houden.

Verkoop je beide door elkaar zonder onderscheid, dan zie je aan het eind van het jaar één omzet en weet je niet welk deel van je marge uit je eigen grond kwam en welk deel uit het doorverkopen van andermans product. Dat is precies de vraag die je nodig hebt om te beslissen wat je erbij neemt en wat eruit gaat.

Hoeveel artikelen kun je aan

Elk artikel is werk: een prijs, een plek, voorraad, en aandacht als het niet loopt. Een lijst die groeit zonder dat er iets uit gaat, is de meest voorkomende manier waarop een winkel op het erf onoverzichtelijk wordt.

Neem daarom één keer per seizoen de lijst door en haal eruit wat niet liep. Dat voelt als omzet weggooien en is het tegenovergestelde: de ruimte en de aandacht die vrijkomen, gaan naar wat wel verkoopt.

Wat je terug wilt kunnen zien

Wij bouwden zelf een boekhoudpakket en kassasoftware, dus dit is het deel waar we uit ervaring over praten. Wat een systeem waard is, blijkt niet uit wat het kan maar uit wat er van een verkoop overblijft: welk artikel, welke eenheid, welke prijs, welk tarief. Ontbreekt daar een van, dan heb je een bedrag en geen informatie.

De praktische maat daarvoor is eenvoudig. Kun je aan het eind van de maand per artikel zien wat eruit ging, zonder dat je ergens iets hebt overgetypt? Zo niet, dan zit het gat niet in je verkoop maar in de manier waarop je producten zijn vastgelegd, en dat los je op bij het artikel en niet bij de kassa.

Hoe je hier verder mee komt

Iets is een artikel zodra het een prijs, een eenheid en een btw-tarief heeft, en dat is ook het moment waarop het in je kassa hoort. Hoe dat erin komt, staat bij ons kassasysteem.

Verkoop je verschillende producten en kun je nu niet zien wat er per soort doorheen gaat, dan plannen we een gesprek waarin jij laat zien hoe je het nu doet. Geen presentatie van onze kant. We willen zien wat je verkoopt, in welke eenheden en hoe je het nu bijhoudt, want daar hangt het antwoord van af.