Voorraad verkoop: wat er van je voorraad af gaat op het moment dat je verkoopt

Voorraad verkoop is één handeling, geen twee

De verkoop en de afboeking zijn hetzelfde moment. Splits je ze, dan splits je ook de kans dat het klopt: het eerste deel gebeurt terwijl er een klant staat, het tweede deel als je er tijd voor hebt, en dat tweede deel is het deel dat op een drukke zaterdag wegvalt.

Daarvoor moeten drie dingen vastliggen voordat er iets verkocht wordt. Welk artikel het is, in welke eenheid je het telt, en hoeveel er weggaat. Ontbreekt een van die drie, dan heb je een bedrag en geen informatie. Wanneer iets een artikel is en hoe je de eenheid kiest, staat op de pagina over het verkopen van producten.

De eenheid is daarbij de stille veroorzaker. Verkoop je een product de ene keer per bakje en de andere keer per kilo, dan gaan er twee verschillende dingen van dezelfde voorraad af en klopt je telling niet, ook al klopt elk bedrag afzonderlijk.

Waar voorraad en verkoop uit elkaar lopen

Er zijn vier manieren waarop product weggaat zonder dat je voorraad meebeweegt, en ze komen alle vier in elke winkel voor.

1. Verkoop onder een verzamelknop. Iets wordt aangeslagen als overig of divers omdat het sneller ging. Het geld klopt, de voorraad niet, en achteraf is niet meer te achterhalen wat het was.
2. Eigen gebruik en proeven. Wat in de keuken verdwijnt of over de toonbank wordt uitgedeeld, is verkocht noch aanwezig, en het is bij een boerderijwinkel bepaald geen klein getal.
3. Bederf en breuk. Dat boek je zelf af of het blijft in je systeem staan als iets wat je nog denkt te hebben.
4. Wat er in een onbemande winkel weggaat zonder afrekenen. Dat merk je alleen aan het verschil tussen wat je erin legde en wat er betaald is.

Het gemene aan deze vier is dat je ze geen van alle merkt op het moment zelf. Je merkt ze bij de eerstvolgende telling, en dan gaat het over een periode in plaats van over een dag.

Het verschil is een optelsom, geen fout

Tel je je voorraad en leg je die naast wat je systeem zegt, dan is het verschil de som van diefstal, bederf, weggeven, telfouten en verkeerd aangeslagen artikelen. Dat totaal zegt weinig. Waar je iets aan hebt, is de vraag bij welk artikel het zit.

Die tabel is de reden om per artikel te tellen in plaats van in geld. Een verschil in euro's vertelt je dat er iets is; een verschil in stuks vertelt je waar je moet kijken.

Wat er bij een bestelling vooruit gebeurt

Zodra klanten vooruit bestellen, ontstaat er een derde toestand naast aanwezig en verkocht: verkocht maar nog niet meegegeven. Op papier ligt het er nog, in werkelijkheid is het al van iemand.

Zet dat product fysiek apart en niet in het schap, want anders verkoop je het twee keer en moet je iemand bellen. Hoe dat werkt zodra er ook online besteld kan worden, staat op de pagina over de voorraad van een webwinkel.

Wat een verkoop moet achterlaten

Wij bouwden zelf een boekhoudpakket en kassasoftware, dus dit is het deel waar we uit ervaring over praten. Wat een systeem waard is, blijkt niet uit wat het kan maar uit wat er van een verkoop overblijft. Welk artikel, welke eenheid, hoeveel, en tegen welk tarief.

De praktische maat is deze. Kun je aan het eind van de week per product zien wat eruit ging zonder ergens iets over te typen, dan werkt het. Moet je het reconstrueren uit bonnen, dan reconstrueer je precies de dagen waarop het het drukst was en waarop je het het hardst nodig hebt.

Dat is waarvoor het kassasysteem voor boerderijwinkels gemaakt is: de klant scant en rekent zelf af, ook als er niemand achter de kassa staat, en jij ziet per artikel wat eruit ging zonder er zelf iets voor te tellen.

Hoe je hier verder mee komt

Weet je aan het eind van de week wel wat er binnenkwam maar niet wat er per product uit ging, neem dan contact op. We plannen een gesprek waarin jij laat zien hoe je nu verkoopt en waar je je aantallen vandaan haalt. Daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.